Werken met onze project management tool (ClickUp)

Voor het reviewen en het terugkoppelen van feedback maken wij gebruik van Userback en we gebruiken ClickUp als project management tool. Userback is de snelste manier om feedback te verzamelen van je website en zet deze vervolgens om in een nieuwe taak binnen ClickUp. In ClickUp kun je zien wat de status is van je taken.

Statussen

Doorgaans maken we gebruik van de volgende statussen:

Open / Backlog

Alle klant-feedback vanuit Userback komt binnen in deze kolom. Deze taken zijn tijdelijk 'geparkeerd' en worden niet uitgevoerd zo lang ze deze status bevatten. De feedback wordt vervolgens beoordeeld en (in de meeste gevallen) verplaatst naar "Extra work" of naar "To Do". Wanneer je wenst om geen gebruik te maken van Userback, kun je direct vanuit ClickUp nieuwe taken toevoegen. Een duidelijke omschrijving en screenshot zijn verplicht (en het liefst ook een pagina-url en OS-/browserversie vermelden).

Afwachten reactie / Clarifications

Deze kolom wordt gebruikt voor taken die nog verduidelijking nodig hebben van de klant voordat ze opgepakt kunnen worden. Nadat een reactie/bevestiging gegeven is kan de taak verplaatst worden naar "To do".

Additional functionality / Extra work (optioneel)

Deze kolom is enkel actief voor projecten die op "projectbasis" uitgevoerd worden.

Indien er bepaalde taken buiten de scope van het project vallen worden ze aan deze kolom toegevoegd. Hiervoor zal een schatting gemaakt worden, wanneer de klant akkoord gaat met deze meerkosten wordt de taak door ons verplaatst naar "To do". 

To do

Taken die goedgekeurd zijn worden verplaatst naar deze kolom, zodat het ontwikkelteam de taken kan oppakken.

In progress

Overzicht van taken die in behandeling zijn of reeds zijn gestart. Op het moment dat er gestart wordt met een taak, plaatsen wij de taak in deze kolom. Bij kleine taken kan het zijn dat deze status overgeslagen wordt en dat een taak meteen op "Ready for review" wordt gezet.

Ready for review 

Dit zijn de voltooide taken die klaar gezet zijn op de test- of stagingomgeving. De klant kan de taak bekijken / beoordelen en wanneer de taak naar tevredenheid is uitgevoerd verplaatsen naar "Done" indien er vanuit ons geen verdere actie meer nodig is of naar "Approved" wanneer de taak nog doorgevoerd moeten worden naar een productieomgeving.

Indien een taak nog niet voldoet aan de verwachtingen, verplaats deze dan terug naar deze kolom "To do" en voeg een duidelijke opmerking toe aan de taak.

On hold

Verplaatst een taak naar deze kolom indien een taak tijdelijk gepauzeerd moet worden. Soms is een taak naar tevredenheid afgerond, maar mag deze om wat voor reden dan ook nog niet doorgezet worden naar de productieomgeving. We zullen de taak pas weer oppakken zodra deze door de klant verplaatst wordt naar een andere kolom.

Approved (optioneel*)

Taken die getest zijn en goed bevonden zijn kunnen geplaatst worden in deze kolom. Onze ontwikkelaar zal deze taken doorzetten naar de productieomgeving.

Published (optioneel*)

Dit is een overzicht van alle gepubliceerde taken (op de productieomgeving). Zodra deze gecontroleerd zijn door de klant mogen ze verplaatst worden naar "Done".

Done

Dit is een archief met alle eerdere afgeronde taken.

*optioneel: Deze status wordt enkel gebruikt bij doorontwikkeling / doorlopende trajecten.

Prioriteit

Naast status, kunnen taken ook een prioriteit hebben. Standaar hebben taken de prioriteit "normaal". In dat geval pakken we de taken in chronologische volgorde op (of het moet zijn dat we zien dat bepaalde slim te combineren zijn).

Urgent/Critical

Bestemd voor taken die van essentieel belang zijn. Bijvoorbeeld wanneer een website offline is of bestelmogelijkheid niet meer werkt die direct opgepakt moeten worden.

Deze taken worden altijd opgepakt, ook indien budget volledig verbruikt is (kosten zijn dan op nacalculatie). We raden aan om in dit geval ook te bellen naar ons!

High/Important

Taken die snel opgelost moeten worden en een hogere prioriteit hebben dan de rest. We streven er naar om deze taken binnen enkele werkdagen te kunnen oppakken.

Normal

Standaard status. Deze taken worden opgepakt op het afgesproken moment (wanneer we op een vaste dag voor jullie werken) of zodra we een dagdeel ingepland hebben om te werken aan de website.

Low/Minor

Enkel voor taken met de laagste prioriteit, indien er tijd is over en alle andere taken zijn opgepakt zullen deze taken aan bod komen.